Für macOS · kostenlos
Sie wissen, was drinsteht.
Nur nicht mehr, wie es heißt.
Die Suche des Systems vergleicht Zeichenketten. SmartSearch liest, worum es in Ihren Dokumenten geht, und findet sie anhand einer Beschreibung — vollständig auf Ihrem Mac, ohne dass eine einzige Datei ihn verlässt.
Version 1.0 · 293 MB
macOS 12 oder neuer · Apple Silicon und Intel
01
Immer eine Handbewegung entfernt
SmartSearch sitzt in der Menüzeile. Ein Klick auf die Lupe holt das Fenster hervor — oder Befehl-Umschalt-F, aus jeder Anwendung heraus, ohne die laufende Arbeit zu unterbrechen.
02
Ein leeres Fenster
Nach dem Start steht nur ein Suchfeld da. Kein Konto, keine Anmeldung, keine Einrichtung, die man erst durchklicken müsste.
03
Ordner auswählen
Links liegen die Aktionen. Sie bestimmen, welche Ordner durchsucht werden — Dokumente, Schreibtisch, ein Projektordner auf einer externen Platte. Beliebig viele, jederzeit änderbar.
04
Einmal einlesen
SmartSearch geht die Ordner durch und merkt sich, worum es in jedem Dokument geht. Das dauert einige Minuten und passiert nur einmal — danach werden Änderungen selbsttätig nachgetragen.
05
Beschreiben statt benennen
Sie tippen, worum es ging. Die Treffer stehen sofort da, mit der Fundstelle im Text — auch wenn im Dateinamen nichts davon vorkommt.
06
Hineinschauen, ohne zu öffnen
Ein Klick auf „Vorschau“ zeigt das Dokument, ohne Word oder den PDF-Betrachter zu starten. Bei zwanzig Treffern spart das zwanzig Programmstarts.
07
Und was noch dazugehört
„Ähnliche“ nimmt einen Treffer als Ausgangspunkt und sucht Dokumente, die inhaltlich dazu passen. So findet man den ganzen Vorgang, nicht nur ein Blatt daraus.
08
Nachlesen, was passiert
In den Einstellungen steht offen, was mit Ihren Dateien geschieht — neben Sprache, Autostart und der Sicherung Ihrer Einstellungen.
Warum das funktioniert
Beim Einlesen wird jedes Dokument in Abschnitte zerlegt, und für jeden Abschnitt wird berechnet, worum es inhaltlich geht. Tippen Sie später eine Beschreibung ein, wird dieselbe Rechnung auf Ihre Worte angewandt und verglichen, was am besten dazu passt.
Ein Beispiel aus der Praxis: Auf einer Rechnung über ein Bürogerät steht selten das Wort „Drucker“. Dort steht eine Artikelnummer, ein Modellname und ein Zählerstand.
Sie tippenRechnung über den Drucker
Im Dokument steht001 · 0305-0135 · Canon iR 1643iF · 67,23 €
Eine Suche über Zeichenketten findet hier nichts. Deshalb läuft bei SmartSearch zusätzlich eine klassische Stichwortsuche mit: Namen, Nummern und exakte Begriffe treffen weiterhin zuverlässig, und beides zusammen entscheidet über die Reihenfolge der Ergebnisse.
Wo die Grenze liegt, sei ehrlich gesagt: Steht auf einem Dokument ausschließlich eine Modellnummer und sonst nichts, was mit dem gesuchten Begriff zu tun hat, findet auch SmartSearch es nicht. Produktwissen dieser Art hat kein Suchmodell dieser Größe.
Was enthalten ist
Vollständig, ohne Konto und ohne Freischaltung.
- Suchen
- Inhaltliche Suche, kombiniert mit klassischer Stichwortsuche. Ähnliche Dokumente zu jedem Treffer. Filter nach Dateityp und Zeitraum. Verlauf der letzten Anfragen. Fundstellen im Text hervorgehoben.
- Lesen
- PDF, Word, Excel, PowerPoint, Text- und Markdown-Dateien. Eingescannte PDF-Dateien über die in macOS enthaltene Texterkennung.
- Weiterarbeiten
- Öffnen per Doppelklick, Vorschau ohne die zugehörige Anwendung, Anzeigen im Finder, Favoriten für Dokumente, die man immer wieder braucht.
- Aktuell halten
- Beliebig viele Ordner gleichzeitig. Neue und geänderte Dateien werden selbsttätig nachgelesen. Während des Einlesens kann bereits gesucht werden. Dateien, die sich nicht lesen ließen, werden benannt statt verschwiegen.
- Bedienen
- Aufruf mit Befehl-Umschalt-F aus jeder Anwendung heraus. Start mit dem Mac. Helle und dunkle Darstellung. Deutsch und Englisch.
- Behalten
- Kein Konto, keine Anmeldung, keine Nutzungsdaten. Einstellungen lassen sich als Datei sichern und auf einem anderen Mac wiederherstellen.
Was mit Ihren Dateien passiert
In durchsuchten Ordnern liegen Verträge, Rechnungen, manchmal Ausweiskopien. Deshalb der Reihe nach, und ohne Auslassung.
Keine Datei verlässt Ihren Mac. Jedes Dokument wird lokal gelesen und lokal durchsucht. Auch die Auswertung Ihrer Suchanfragen läuft offline auf Ihrem Rechner — es gibt keinen Server, über den Inhalte abfließen könnten, und kein Konto, mit dem etwas verknüpft würde.
Zweimal wird eine Verbindung gebraucht. Beim ersten Start lädt SmartSearch das Suchmodell herunter, etwa 2,3 GB. Und gelegentlich wird geprüft, ob eine neuere Version vorliegt. In beiden Fällen werden keine Inhalte übertragen. Danach arbeitet das Programm ohne Internet.
Der Index bleibt in Ihrer Hand. Er liegt als gewöhnliche
Datei unter ~/Library/Application Support/SmartSearch/ und
lässt sich jederzeit ansehen oder löschen.
Laden und einrichten
293 MB · macOS 12 oder neuer
Beim ersten Start kommen 2,3 GB für das Suchmodell hinzu.
Beim ersten Öffnen erscheint eine Warnung
SmartSearch ist nicht von Apple beglaubigt. Dafür verlangt Apple ein kostenpflichtiges Entwicklerkonto, und das Programm wird kostenlos abgegeben. macOS öffnet es deshalb beim ersten Mal nicht sofort.
- SmartSearch öffnen, die Meldung mit Fertig schließen
- Systemeinstellungen › Datenschutz & Sicherheit öffnen
- Unten neben „SmartSearch wurde blockiert“ auf Trotzdem öffnen klicken
Das ist einmalig. Ab dem zweiten Start öffnet sich das Programm wie jedes andere.
Häufige Fragen
Werden meine Dokumente irgendwohin übertragen?
Nein. Jede Datei wird ausschließlich auf Ihrem Mac gelesen und durchsucht. Es gibt keine Serververbindung, über die Inhalte abfließen könnten, und kein Konto, mit dem etwas verknüpft würde.
Warum sind es 2,3 GB beim ersten Start?
Das ist das Modell, das Ihre Suchanfragen versteht. Damit die Auswertung ohne Cloud auskommt, muss es vollständig auf Ihrem Rechner liegen. Der Download geschieht einmalig.
Warum warnt macOS beim ersten Öffnen?
Weil das Programm nicht von Apple beglaubigt ist. Dafür wäre ein kostenpflichtiges Entwicklerkonto nötig. Die Warnung sagt nichts über den Inhalt aus — sie erscheint bei jeder Anwendung ohne dieses Zertifikat.
Wie lange dauert das erste Einlesen?
Einige tausend Dokumente brauchen wenige Minuten. Sie können bereits währenddessen suchen, und neue oder geänderte Dateien werden danach selbsttätig nachgetragen.
Ein Dokument wird nicht gefunden. Woran liegt das?
Prüfen Sie zuerst, ob sein Ordner eingetragen und das Einlesen abgeschlossen ist. Häufig ist auch oben ein Dateityp abgewählt.
Beschreiben Sie außerdem den Inhalt, nicht den Dateinamen. Wörter, die wörtlich im Dokument stehen, wirken am stärksten. Bei Rechnungen über Geräte hilft der Herstellername mehr als die Gerätegattung.
Bleibt SmartSearch kostenlos?
Der hier beschriebene Umfang bleibt dauerhaft kostenlos. Geplant ist später eine erweiterte Fassung gegen Bezahlung. Wer die Gratisversion nutzt, verliert dadurch nichts.
Wie deinstalliere ich das Programm?
Das Programm in den Papierkorb legen und den Ordner
~/Library/Application Support/SmartSearch/ löschen. Weitere
Dateien bleiben nicht zurück.